Phasen- & Prozessführung · Progressbar für SuiteCRM 8

Den Stand erkennen.
Den nächsten Schritt kennen.

Machen Sie Vertriebs- und Serviceprozesse direkt am Datensatz sichtbar. Interaktive Phasenleisten verbinden Fortschritt, Übergangsregeln und Hinweise auf zu lange Liegezeiten.

Live-Demo anfragen ↗Phasenleiste ausprobieren ↓

Verkaufschance · Projekt NordIllustration

✓ ErstkontaktQualifikationAngebot

NÄCHSTER SCHRITT

Das Angebot vorbereiten.

Entscheider und Budgetrahmen prüfen, bevor die nächste Phase beginnt.

✓ Entscheider erfasst○ Budgetrahmen ergänzen

◷ Beispiel: seit 5 Tagen in dieser Phase · Nachfassen prüfen

Schematische Darstellung mit Beispieldaten

✓ Vier Darstellungsstile✓ Liegezeiten im Blick✓ Verständliche Übergangsregeln✓ Alternative Endzustände

Orientierung direkt im Arbeitsablauf

Fortschritt wird sichtbar.
Handlungsbedarf auch.

Eine Phasenleiste gibt dem Statusfeld einen verständlichen Zusammenhang: Wo steht der Vorgang, was fehlt und welcher Schritt folgt?

Den Prozess überblicken

Mitarbeiter sehen die aktuelle Phase im Zusammenhang mit den weiteren Schritten. Informationen bleiben am CRM-Datensatz.

Stagnation erkennen

Verweildauer und phasenbezogene Grenzwerte machen auffällige Liegezeiten sichtbar. Ein konkreter Hinweis unterstützt die Nachverfolgung.

Voraussetzungen klären

Vor einem Phasenwechsel zeigen Regeln, welche Angaben benötigt werden. Fehlende Informationen werden im passenden Moment angesprochen.

Appearance Engine

Die passende Ansicht
für Ihren Prozess.

Chevrons betonen die Reihenfolge, Timelines den Verlauf, Milestones die Etappen und Classic die kompakte Übersicht. Farben und Phasensymbole ergänzen die Darstellung.

Eine Prozesslogik. Vier Ansichten.

Wählen Sie einen Stil und klicken Sie anschließend auf „Angebot“.

Interaktive Illustration

Voraussetzung für das Angebot Budgetrahmen ist hinterlegt

In diesem Beispiel genügt eine Bedingung. Im Produkt können mehrere Bedingungen gemeinsam erforderlich sein.

Aktuelle Phase: Qualifikation

Für den Wechsel zu „Angebot“ fehlt noch der Budgetrahmen.

Liegezeit & Nachverfolgung

Nicht jeder offene Vorgang
braucht dieselbe Aufmerksamkeit.

Definieren Sie Grenzwerte passend zur Phase: Die Erstqualifizierung kann einen anderen Zeithorizont haben als eine Angebotsprüfung.

Verweildauer erkennen

Die Zeit seit dem erfassten Eintritt in die aktuelle Phase macht Verzögerungen nachvollziehbar. Die Auswertung hängt von der verfügbaren Phasenhistorie ab.

Hinweise gezielt formulieren

Bei überschrittenem Grenzwert erscheinen Warnhinweis und Handlungsaufforderung, etwa „Bitte telefonisch nachfassen“. Text und Symbol ergänzen die Warnfarbe.

Endzustände ausnehmen

Abgeschlossene Vorgänge werden entsprechend der Konfiguration nicht weiter als aktive Phasen überwacht. So bleibt der Blick auf offenen Aufgaben.

Übergangsregeln

Ein klarer Weg
durch die Voraussetzungen.

Eine Regel kann mehrere Bedingungen mit UND verknüpfen. Erst wenn alle zutreffen, wird der konfigurierte Wechsel freigegeben.

Angaben prüfen

Zum Beispiel einen Ansprechpartner, einen Budgetwert oder ein ausgefülltes Qualifikationsfeld verlangen. Die verfügbaren Bedingungen richten sich nach dem unterstützten Datenmodell.

Sperren erklären

Ein blockierter Wechsel nennt die offenen Kriterien. Mitarbeiter erkennen, welche Information ergänzt werden muss, statt nur eine allgemeine Fehlermeldung zu erhalten.

Regeln vorher testen

Die Vorschau im Konfigurationsbereich unterstützt das Prüfen gesperrter und erlaubter Übergänge, bevor eine Leiste eingesetzt wird.

Die Regeln und unterstützten Änderungswege werden bei der Einrichtung geprüft. Eine sichtbare Sperre in der Leiste allein belegt noch keine Durchsetzung für API-Aufrufe, Importe oder andere Bearbeitungswege.

Alternative Endzustände

Ein Prozess.
Mehrere mögliche Abschlüsse.

Erfolg, Abbruch und neutrale Endzustände sollen eindeutig erkennbar sein.

Verhandlung abgeschlossen

✓ Gewonnen× Verloren○ Neutral beendet

Beispiele für konfigurierbare Endzustände. Verborgene Dropdown-Werte müssen konsistent zugeordnet bleiben; ihre Darstellung zu ändern bedeutet nicht, bestehende Werte zu löschen.

Mehr als eine Sales-Pipeline

Dort einsetzen,
wo Ihr Team mit Status arbeitet.

Die Leiste wird für ein geeignetes Modul und Dropdown-Feld konfiguriert. Bestehende Statuswerte bilden den Ausgangspunkt.

Einsatzbereich	Beispielprozess
Leads	Neu · Zugewiesen · In Bearbeitung · Konvertiert oder disqualifiziert
Verkaufschancen	Erstkontakt · Qualifikation · Angebot · Verhandlung · Gewonnen oder verloren
Angebote	Entwurf · In Prüfung · Versendet · Angenommen
Kundenservice	Neu · In Analyse · Wartet auf Rückmeldung · Gelöst
Projekte	Planung · Umsetzung · Prüfung · Abnahme
Eigene Module	Geeignete Dropdown-Felder und Statuswerte nach Prüfung der Modulstruktur

Die gezeigten Abläufe sind Beispiele, keine vorgeschriebenen Standardwerte. Unterstützte Module, Felder und Ansichten werden für Ihre SuiteCRM-Version geprüft.

Geführte Konfiguration

In vier Schritten
zur passenden Phasenleiste.

Die Einrichtung bleibt bei den Prozessverantwortlichen. Mitarbeiter nutzen die Leiste anschließend direkt am Datensatz.

Modul und Feld wählen
Unter Prozesse & Oberfläche → Phasen & Prozessführung das unterstützte Modul und Statusfeld auswählen.
Phasen und Darstellung gestalten
Reihenfolge, Sichtbarkeit, Endzustände, Stil, Farben und Symbole passend zum Prozess definieren.
Regeln und Liegezeiten festlegen
Übergangsbedingungen, Grenzwerte und verständliche Warnhinweise konfigurieren.
Vorschau prüfen und einsetzen
Darstellung und gesperrte Übergänge testen. Anzeige-Bedingungen bei mehreren Leisten abstimmen, bevor die Konfiguration eingesetzt wird.

Häufige Fragen

Gut zu wissen.

Antworten zu Einrichtung und täglicher Nutzung.

Müssen wir unsere Dropdown-Felder ersetzen?

Die Konfiguration setzt auf geeigneten vorhandenen Dropdown-Feldern auf. Statuswerte, Reihenfolge und ausgeblendete Werte werden vor dem Einsatz zugeordnet und geprüft.

Können Mitarbeiter die Phase direkt in der Leiste ändern?

Für unterstützte Ansichten und berechtigte Benutzer ist ein Wechsel per Klick vorgesehen. Die für diesen Übergang konfigurierten Bedingungen müssen erfüllt sein.

Was passiert bei einem gesperrten Wechsel?

Die Phase bleibt bestehen. Ein Hinweis zeigt, welche Voraussetzung fehlt. In der Website-Demo lässt sich dies am fehlenden Budgetrahmen ausprobieren.

Sind unterschiedliche Leisten für verschiedene Teams möglich?

Mehrere Konfigurationen für ein Modul können über geeignete Anzeige-Bedingungen zugeordnet werden. Welche Leiste im jeweiligen Kontext greift, muss eindeutig festgelegt werden.

Was ist der Unterschied zur Workflow Engine?

Die Phasenführung unterstützt die Orientierung und den Statuswechsel direkt am Datensatz. Die Workflow Engine modelliert weitergehende Automatisierungen, etwa Aufgaben, Nachrichten oder zeitgesteuerte Folgeaktionen.

Sind alle Module und Änderungswege automatisch abgedeckt?

Nein, eine pauschale Zusage wäre zu weitgehend. Modul, Feldtyp, Ansicht, Berechtigungen und alternative Änderungswege müssen für die eingesetzte Version geprüft werden.

Zusammen im Prozess

Führung, Automatisierung
und Gestaltung verbinden.

Die passende Ergänzung für Ihren Arbeitsablauf.

Hilfe & Dokumentation

Phasenführung dokumentieren

Progressbar, Übergangsregeln und Liegezeiten – in der QOON Knowledge Base.

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